Mẹo giúp tiết kiệm thời gian khi sử dụng Microsoft Excel

Microsoft Excel là phần mềm bảng tính vô cùng hữu ích trong việc tính toán khối dữ liệu “khổng lồ”. Bạn sẽ làm việc hiệu quả và năng suất hơn nếu biết những mẹo tiết kiệm thời gian khi dùng Excel dưới đây.

1. Sử dụng các mẫu có sẵn

Một trong những cách tiết kiệm thời gian tốt nhất cho mọi tác vụ là sử dụng mẫu có sẵn. Trong Microsoft Word, bạn có thể sử dụng các mẫu có sẵn để đáp ứng các chương trình nghị sự, bản tin hoặc báo cáo. Trong Excel, các mẫu có sẵn cũng vô cùng hữu dụng. Bạn có thể tận dụng các công cụ định dạng có sẵn tiện lợi như lịch, lịch trình thời gian, hóa đơn, ngân sách… để tiết kiệm thêm thời gian cho các thao tác.

Mẫu Office

Thu thập các mẫu mà bạn cần chỉ đơn giản như sử dụng chúng. Trang web của Microsoft cung cấp nhiều mẫu Excel phong phú cho lịch, kế hoạch, theo dõi chi phí và thời gian, trong khi Vertex42 là một lựa chọn tốt cho download lịch biểu, ngân sách, danh sách việc cần làm và bảng cân đối. Một nguồn tuyệt vời khác là Spreadsheet 123, bạn có thể tải các hoá đơn, bản kiểm kê, bảng đăng nhập và mẫu tham dự.

2. Đóng băng hàng và cột

Nếu bạn có một bảng tính dài chứa hàng tấn dữ liệu, có thể bạn sẽ phải di chuyển, cuộn chuột rất nhiều để xem tất cả. Điều này có nghĩa bạn sẽ mất tầm nhìn về các đề mục chính của mình và phải liên tục cuộn lại để xem chúng. Tuy nhiên, nếu bạn đóng băng các hàng và cột thì các tiêu đề đó sẽ giữ nguyên vị trí khi bạn di chuyển quanh bảng tính của bạn.

Để đóng băng hàng và cột, bạn làm theo hướng dẫn sau:

• Trong bảng tính, click vào View và chọn Freeze Panes.
• Trong menu cuộn của Freeze Panes, chọn Freeze Top Row để đóng băng hàng trên cùng và Freeze First Column để đóng băng cột đầu tiên hoặc chọn cả hai nếu cần.

Đóng băng hàng và cột để xem dữ liệu thuận tiện hơn trên Excel

Sau khi thực hiện xong các thao tác này, bạn có thể cuộn sang trái, sang phải, lên trên, xuống dưới thoải mái mà các đề mục chính vẫn giữ nguyên vị trí. Để tắt tùy chọn này, bạn chỉ cần quay lại Freeze Panes và chọn Unfreeze Panes.

LƯU Ý: Trên các phiên bản cũ của Excel, các thao tác này có một chút khác biệt. Bạn cần chọn ô chung cho cả hàng và cột muốn đóng băng và sau đó nhấp vào Freeze Panes.

3. Tận dụng Fill Handle

Fill Handle cơ bản là chức năng copy dữ liệu thông minh trong Excel có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian khi cần nhập các dữ liệu như số thứ tự, các thứ trong tuần hay các tháng trong năm… Với mỗi kiểu dữ liệu, nó có cách xử lý khác nhau.

Ví dụ, khi bạn cần nhập cột số thứ tự từ 1 đến 20, bạn không cần phải click vào từng ô một để nhập từng giá trị nữa mà chỉ cần nhập số 1 vào ô đầu tiên, số 2 vào ô thứ 2, sau đó bôi đen hai ô này. Ở góc dưới bên phải của 2 ô đã được bôi đen, bạn sẽ thấy biểu tượng Fill Handle xuất hiện, chỉ cần kéo và thả đến ô thứ 20 là bạn đã điền được tất cả các giá trị cần với chỉ vài giây.

Bạn cũng có thể sử dụng tính năng Fill Handle này cho dữ liệu là trường ngày tháng. Ví dụ, bạn nhập vào ngày đầu tiên là 24/01/2018, chọn ô đó và khi nút Fill Handle xuất hiện, chỉ cần kéo để thêm các ngày liền kề kế tiếp. Cơ cấu này cũng hoạt động với các tuần, tháng, năm… trên 1 hàng hoặc 1 cột.

4. Chuyển cột và hàng

Nếu bạn có một bảng tính sử dụng tiêu đề trong cột hoặc hàng (hoặc cả hai) và muốn thay đổi vị trí các tiêu đề của hàng sang cột thì bạn hoàn toàn có thể chuyển dữ liệu mà không cần phải nhập lại các tiêu đề. Dưới đây là những bước để chuyển các ô tiêu đề từ dòng sang cột.

• Chọn ô trong cột chứa tiêu đề.
• Nhấp chuột phải và chọn Copy hoặc bạn có thể click vào nút Copy trong tab Home.
• Chọn ô trong cột và hàng nơi bạn muốn thay đổi.
• Nhấp chuột phải và chọn Paste Special hoặc click Paste > Paste Special trong tab Home.
• Trong cửa sổ Paste Special, click vào Transpose ở góc dưới bên phải cửa sổ, sau đó nhấp chuột vào Ok.

Chuyển dòng sang cột trên Microsoft Excel

5. Kích hoạt Calculator trên Excel

Mặc dù bạn có thể sử dụng tiện ích bật máy tính vào thanh bên của bảng tính nhưng bạn cũng có thể tận dụng tính năng tính toán được tích hợp sẵn trong Excel. Điều này giúp bạn thuận tiện hơn khi muốn thực hiện tính toán nhanh mà các phép tính đó không được định dạng trong bảng tính. Và bạn có thể thêm máy tính vào thanh công cụ Ribbon hoặc Quick Access.

Để thêm máy tính vào một trong hai vị trí trên, bạn vào File > Options và chọn Customize Ribbon hoặc Quick Access Toolbar, tùy thuộc vào vị trí bạn muốn. Trong Choose commands từ hộp cuộn, bạn chọn All Commands và click vào Calculator. Sau đó nhấn Add để chèn máy tính vào thanh công cụ. Lưu ý, nếu muốn thêm máy tính vào Ribbon, bạn sẽ phải tạo ra một nhóm tùy chỉnh và chèn vào đó.

Thêm tính năng Calculator vào bảng tính Excel

6. Liên kết đến Tab hoặc Cell

Nếu bảng tính của bạn chứa nhiều trang tính khác nhau với dữ liệu được tham chiếu chéo giữa chúng thì việc tạo liên kết trực tiếp sẽ giúp bạn truy cập nhanh hơn. Điều này đặc biệt hữu ích nếu bạn chia sẻ bảng tính và người nhận có thể truy cập vào dữ liệu một cách nhanh chóng. Bạn thực hiện theo các bức sau đây để tạo liên kết:

• Chọn ô chứa dữ liệu mà bạn muốn liên kết.
• Nhấp chuột phải và chọn Hyperlink hoặc click vào tab Insert và chọn Hyperlink.
• Trong cửa sổ pop-up, bạn chọn Place in this Document.
• Sau đó nhập văn bản để hiển thị trong ô và bảng tính với dữ liệu bạn đang liên kết tới.
• Cuối cùng, click vào OK.

7. Sử dụng phím tắt

Nếu bạn là một người sử dụng Excel thường xuyên như cơm bữa thì các phím tắt chắc chắn có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian.

Trong khi có rất nhiều phím tắt có thể sử dụng trên Excel thì danh sách một số tổ hợp phím dưới đây cũng đủ để bạn tăng hiệu suất công việc của mình:

• F4 (hoặc Fn + F4): để lặp lại lệnh được đưa ra cuối cùng, bao gồm thay đổi các định dạng như màu sắc, phông chữ…
• Alt + A, H, E: để xóa nội dung, định dạng hoặc các dữ liệu được đính với ô đã chọn.
• Ctrl + W: để đóng bảng tính và Ctrl + O để mở bảng tính.
• Ctl + Shift + Colon: để nhập thời gian hiện tại và Ctrl + Shift + Semicolon để nhập ngày hiện tại.
• Shift + F9: để tính toán bảng hoạt động.
• Shift + Tab: để di chuyển sang các ô và tùy chọn trước.
• Ctrl + Home: để di chuyển đến phần đầu của bảng tính.
• Ctrl + Page Down: để di chuyển sang trang tính khác và Ctrl + Page Up để di chuyển sang trang tính phía trước trong bảng tính.

8. Làm việc với hàm AutoSum

Hàm AutoSum giúp cho công việc tính toán của bạn nhanh hơn rất nhiều. Trừ khi bạn đã gỡ bỏ nó khỏi thanh Ribbon trên Excel, nếu không nút AutoSum sẽ phải nằm trên tab Home. Tính năng tiện dụng này cung cấp cho bạn công thức phổ biến nhất chỉ với một cú nhấp chuột. Nó có thể tính tổng, đếm số, tính giá trị trung bình, tìm số lớn nhất hay nhỏ nhất… của một nhóm giá trị số. Chỉ cần nhấp chuột vào biểu tượng AutoSum và chọn công thức bạn cần tính.

Ngoài tính năng AutoSum, tab Formulas còn chứa rất nhiều tùy chọn mà bạn có thể sử dụng để tính toán nhanh trên bảng tính Excel. Nó bao gồm tính năng tính toán tài chính, logic, toán học, thống kê hoặc kỹ thuật…

9. Sử dụng định dạng dữ liệu theo điều kiện

Định dạng theo điều kiện trong Excel là một trong những tính năng mà tôi thường sử dụng nhất vì tính hữu dụng tuyệt vời của nó – và chắc chắn bạn cũng sẽ nghĩ như vậy vì nó sẽ khiến dữ liệu trở nên dễ nhìn hơn nhiều.

Ví dụ: giả sử bạn có bảng tính là kết quả của một cuộc khảo sát và bạn muốn chỉ cần lướt mắt qua là có thể nhìn được bao nhiêu câu trả lời Yes/No hoặc tỷ lệ đối trọng của chúng. Chỉ cần làm các bước hướng dẫn sau:

• Chọn cột chứa dữ liệu câu trả lời là Yes/No.
• Trên tab Home, chọn Conditional Formatting.
• Trong menu sổ xuống, chọn Highlight Cells Rules > Text That Contains.
• Nhập “Yes” trong ô trống bên trái và lựa chọn định dạng màu sắc ô đó sẽ hiển thị ở phần bên phải.
• Lặp lại tương tự với câu trả lời là “No“.

Định dạng theo điều kiện trên Microsoft Excel

Kết quả là bạn sẽ thấy tất cả dữ liệu Yes/No trong cột đó sẽ được định dạng theo cách mà bạn chọn. Bạn có thể định dạng rất nhiều dạng dữ liệu, kiểu so sánh dữ liệu trong phần này bao gồm: Lớn hơn (Greater Than…), Nhỏ hơn (Less Than…), Trong khoảng (Between…), Bằng (Equal To…), Ngày tháng (A Date Occurring…), Dữ liệu trùng (Duplicate Values…).

10. Chèn biểu đồ nhanh chóng

Tính năng Charts trong Excel thực sự là một công cụ tuyệt vời để hiển thị dữ liệu của bạn một cách trực quan. Bạn có thể chọn nhiều loại biều đồ khác nhau như biểu đồ hình tròn, chữ nhật, biểu đồ dòng, cột…

Chúng ta sẽ sử dụng ví dụ Yes/No ở trên để chèn biểu đồ chỉ với vài chú nhấp chuột theo các bước sau:

• Chọn các ô có chứa câu trả lời Yes/No.
• Trên tab Insert, chọn Recommended Charts. Với tùy chọn này, Excel sẽ tự lấy dữ liệu và đưa nó vào loại biểu đồ phù hợp nhất.
• Nếu bạn thấy “ưng” biểu đồ mà Excel đã lựa chọn, kích OK và biểu đồ sẽ được chèn vào bảng tính.

Chèn biểu đồ cực nhanh trên Excel

Đây là cách nhanh nhất và dễ nhất để tạo một biểu đồ trong Excel. Tuy nhiên nếu bạn không thích biểu đồ được tạo ra, bạn có thể nhấp vào phần All Charts và thử nghiệm với nhiều mẫu biểu đồ khác.

11. Phân loại dữ liệu nhanh với bộ lọc

Khi bảng tính có chứa nhiều cột dữ liệu, bạn có thể sẽ cần sắp xếp hoặc lọc dữ liệu theo những cột nhất định. Cũng có một vài cách có thể giúp bạn thực hiện điều này, nhưng để nhanh và an toàn nhất thì nên sử dụng bộ lọc.

• Chọn toàn bộ bảng tính cần lọc.
• Trên tab Home, chọn Sort & Filter.
• Chọn Filter.

Với lựa chọn này, Excel sẽ thêm một biểu tượng mũi tên vào toàn bộ các ô trên hàng đầu tiên của bảng tính. Khi nhấp vào một mũi tên, bạn có thể sắp xếp lại toàn bộ bảng tính theo cách mình cần. Với từng dữ liệu sẽ có những lựa chọn lọc và sắp xếp khác nhau. Nếu cột đó là trường ngày tháng thì bạn có thể sắp xếp từ cũ sang mới (hoặc ngược lại), với dữ liệu là văn bản thì có thể sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái (hoặc ngược lại).

Ngoài ra, bạn còn có thể lọc để chỉ xem những dữ liệu mà mình muốn. Khi nhấp vào nút mũi tên, bạn sẽ thấy các hộp kiểm trên từng dữ liệu có trong cột. Chọn hoặc bỏ chọn những dữ liệu mà bạn chỉ muốn xem/hiển thị.

Tính năng lọc và sắp xếp dữ liệu trên Excel

12. Sử dụng công cụ Format Painter

Nếu bạn là người sử dụng Microsoft Office lâu năm, hẳn không còn lạ gì tính năng Format Painter – Sao chép định dạng – này. Trong Excel, công cụ này sẽ cho phép bạn áp dụng định dạng của 1 ô (hoặc vùng) vào các ô (hoặc vùng) tương ứng chỉ với 1 nhấp chuột.

• Chọn ô, vùng, dòng hoặc cột mà bạn muốn sao chép định dạng.
• Trên tab Home, chọn Format Painter.
• Chọn ô, vùng, dòng hoặc cột mà bạn muốn áp dụng định dạng gốc.

Đây thực sự là tính năng tuyệt vời để nhanh chóng áp dụng định dạng mà bạn thấy đẹp cho toàn bộ các vùng mở rộng thêm của dữ liệu.

13. Chuyển đổi và xem dữ liệu giữa nhiều bảng tính

Sẽ có lúc bạn phải làm việc với nhiều hơn một bảng tính trên Excel trong cùng một lúc. Ví như cần kiểm tra, so sánh dữ liệu, sao chép dữ liệu từ bảng tính này sang bảng tính khác… Và Excel cung cấp cho bạn một bộ các tính năng xem cực hữu ích nằm trong tab View.

• Arrange All: Khi chọn tính năng này, bạn có thể sắp xếp toàn bộ các bảng tính đang mở chỉ trong một màn hình. Lựa chọn xếp theo dạng ô vuông, hàng ngang, hàng dọc.. là tùy bạn.
• View Side by Side: Tùy chọn này cho phép bạn chọn 2 bảng tính đang mở để cùng xem và so sánh.
• Switch Windows: Kích vào tùy chọn này khi bạn có quá nhiều bảng tính đang mở trên Excel và muốn chuyển đổi giữa chúng một cách nhanh chóng. Không có phần thu nhỏ hay mở rộng toàn bộ là điểm nổi bật của tính năng này.

14. Cài đặt Handy Add-Ins

Add-In trên Office tương tự như các tiện ích mở rộng trên trình duyệt mà chúng ta thường sử dụng để tăng cường trải nghiệm duyệt web vậy. Và trên Excel có nhiều tiện ích bổ sung mà bạn có thể lựa chọn tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng của mình.

Vào tab Insert, chọn Store, tại đây bạn có thể tìm và xem các công cụ mở rộng theo danh mục. Ví dụ như mục Productivity có chứa các add-ins có liên quan tới việc tự động hóa tài liệu và thư viện mẫu. Và mục Project Management có các tiện ích bổ sung cho phần biểu đồ Gantt và bộ đếm thời gian…

Kho tiện ích mở rộng của Office

Có một số Add-In miễn phí nhưng cũng có những tiện ích sẽ phải mất tiền, vì vậy bạn lưu ý kiểm tra kỹ trước khi cài đặt và sử dụng Add-In trên Office hay Excel.

15. Đừng thêm dấu ngoặc đơn cuối cùng vào một hàm

Hãy bắt đầu một hàm Excel thật sự đơn giản. Khi bạn nhập một hàm, chẳng hạn như SUM, AVERAGE…, bạn không cần đóng ngoặc kết thúc hàm. Ví dụ:

=SUM(A1:A10

rồi nhấn Enter. Excel sẽ tự động đóng ngoặc cho bạn. Đây là một hành động nhỏ nhưng tiện lợi.

Lưu ý: Thao tác này không có tác dụng nếu công thức của bạn chứa nhiều hơn một dấu ngoặc đơn.

16. Di chuyển công thức và giữ nguyên tham chiếu

Một trong số tính năng mạnh mẽ nhất của Excel là địa chỉ tương đối – khi bạn sao chép một công thức tới vị trí mới, toàn bộ địa chỉ tương đối sẽ thay đổi theo. Thường đây chính xác là điều mọi người dùng đều muốn bởi việc tái sử dụng công thức là một kỹ năng quan trọng khi xử lý bảng tính.

Tuy nhiên, thỉnh thoảng bạn cần di chuyển hay sao chép một công thức tới vị trí mới nhưng lại không muốn nó thay đổi tất cả giá trị, bạn có một số cách làm như sau:

Nếu chỉ muốn di chuyển một công thức tới vị trí lân cận, hãy kéo & thả. Kéo sẽ giữ nguyên toàn bộ địa chỉ, không thay đổi bất cứ giá trị nào.

Nếu chuyển một công thức sang vị trí xa hơn, hãy dùng Cut & Paste. (Win: Ctrl + X, Ctrl + V, Mac: Cmd + X, Cmd + V ). Khi cắt một công thức, tham chiếu của nó không thay đổi.

17. Sao chép công thức và giữ nguyên tham chiếu

Lưu ý: Bạn có thể thay đổi tất cả các tham chiếu ô để chúng chuyển thành tuyệt đối, nhưng mẹo này giả sử rằng bạn không muốn làm việc đó vì bất cứ lí do nào.

Nếu chỉ cần sao chép một công thức, chọn nó trong thanh công thức để sao chép vào clipboard. Sau đó, bạn có thể dán nó vào một vị trí mới. Kết quả bạn nhận được một công thức giống hệt công thức ban đầu.

Để sao chép một nhóm công thức tới vị trí mới mà không ảnh hưởng tới các tham chiếu, bạn có thể dùng Find & Replace – Tìm & Thay thế. Chọn công thức bạn muốn sao chép, sau đó tìm kiếm và thay dấu = trong công thức bằng ký tự #. Hành động này sẽ chuyển đổi công thức sang dạng văn bản. Giờ sao chép & dán công thức tới vị trí mới. Sau đó, với tất cả công thức đã chọn, hãy đảo ngược quá trình tìm kiếm & thay thế. Tìm # và thay thế bằng dấu =. Thao tác này sẽ khôi phục các công thức về đúng vị trí.

18. Dùng bảng để nhập công thức tự động

Một cách nhập công thức nhanh hơn là trước tiên hãy chuyển đổi bảng biểu của bạn thành bảng tính trong Excel. Nghe có vẻ hơi khó hiểu phải không? Bởi bất kỳ dữ liệu nào có nhiều hơn một cột đều được gọi là bảng nhưng Excel có một tính năng chính thức – Table, cung cấp nhiều lợi ích hơn. Sau khi chuyển đổi dữ liệu vào bảng, toàn bộ công thức bạn nhập vào hàng đầu tiên sẽ tự động được sao chép toàn bộ chiều dài của bảng. Hành động này tiết kiệm rất nhiều thời gian, đồng thời cũng giúp tránh phát sinh lỗi.

Ngoài ra, khi bạn cập nhật một công thức trong bảng, Excel một lần nữa sẽ cập nhật tất cả công thức trong cùng cột.

Lưu ý: Công thức trong bảng sẽ tự động dùng các tham chiếu công thức. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể nhập trực tiếp địa chỉ ô và chúng sẽ được giữ nguyên.

Vậy với tất cả những thủ thuật mà bài viết giới thiệu trên đây, bạn thấy cái nào là cần thiết và bạn có thể áp dụng sử dụng được ngay? Khi đã tiết kiệm được nhiều thời gian thao tác trên Excel, thì bạn sẽ đẩy nhanh được tiến độ công việc cũng như dành thời gian cho những việc khác. Nếu bạn có nhiều thủ thuật hay hơn, hãy chia sẻ ngay với chúng tôi và những bạn đọc khác nhé!