Cách ghi số hiệu văn bản hành chính đúng chuẩn

Việc ghi số, ký hiệu trong văn bản hành chính đúng chuẩn theo quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP thì không phải ai cũng nắm rõ, vậy mời các bạn cùng theo dõi bài viết dưới đây:

Nghị định 30 cũng quy định những trường hợp viết tắt trong văn bản hành chính từ ngày 05/3/2020. Chính vì vậy mọi người cần nắm rõ để trình bày văn bản sao cho đúng quy định. Đồng thời, Nghị định 30/2020/NĐ-CP cũng quy định quy tắc viết hoa.

Cách trình bày số văn bản đúng chuẩn

• Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng.
• Sau từ “Số” có dấu hai chấm (:).
• Với những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 phía trước.

Cách trình bày ký hiệu văn bản đúng chuẩn

• Ký hiệu của văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng. Giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ viết tắt trong ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-), không cách chữ.
• Ký hiệu của văn bản bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước có thẩm quyền ban hành văn bản.

Quy định viết tắt từ 05/3/2020

Thứ nhất: Viết tắt tên 27 loại văn bản hành chính khi soạn thảo

Chữ viết tắt tên loại văn bản hành chính, bản sao văn bản hành chính được thực hiện theo bảng sau:

STT	Tên loại văn bản hành chính	Chữ viết tắt
1.	Nghị quyết (cá biệt)	NQ
2.	Quyết định (cá biệt)	QĐ
3.	Chỉ thị	CT
4.	Quy chế	QC
5.	Quy định	QyĐ
6.	Thông cáo	TC
7.	Thông báo	TB
8.	Hướng dẫn	HD
9.	Chương trình	CTr
10.	Kế hoạch	KH
11.	Phương án	PA
12.	Đề án	ĐA
13.	Dự án	DA
14.	Báo cáo	BC
15.	Biên bản	BB
16.	Tờ trình	TTr
17.	Hợp đồng	HĐ
18.	Công điện	CĐ
19.	Bản ghi nhớ	BGN
20.	Bản thỏa thuận	BTT
21.	Giấy ủy quyền	GUQ
22.	Giấy mời	GM
23.	Giấy giới thiệu	GGT
24.	Giấy nghỉ phép	GNP
25.	Phiếu gửi	PG
26.	Phiếu chuyển	PC
27.	Phiếu báo	PB
	Bản sao văn bản
1.	Bản sao y	SY
2.	Bản trích sao	TrS
3.	Bản sao lục	SL

Thứ 2: Viết tắt khi ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau:

• Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức.
• Trường hợp được giao quyền cấp trưởng thì phải ghi chữ viết tắt “Q.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
• Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước chức vụ của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách hoặc điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng.
• Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
• Trường hợp ký thừa ủy quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

Thứ ba: Tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được viết tắt những cụm từ thông dụng.

Thứ tư: Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức và các đơn vị trong mỗi cơ quan, tổ chức hoặc lĩnh vực do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định cụ thể, bảo đảm ngắn gọn, dễ hiểu.

Thứ năm: Tên cơ quan, tổ chức nước ngoài được sử dụng trong văn bản ở dạng viết tắt: Viết bằng chữ in hoa như nguyên ngữ hoặc chuyển tự La-tinh nếu nguyên ngữ không thuộc hệ La-tinh. Ví dụ: WTO, UNDP, UNESCO, ASEAN,…