14 tiện ích bổ sung hữu ích giúp việc sử dụng Google Docs trở nên dễ dàng hơn

Tiện ích bổ sung cho Google Docs hoạt động tương tự như các tiện ích mở rộng trên trình duyệt. Đây là một loại ứng dụng của bên thứ ba mà bạn cài đặt vào Google Docs để tăng tính năng. Cùng tham khảo 14 tiện ích trên sẽ giúp bạn tối đa hiệu quả công việc nhé!

LanguageTool: Trình kiểm tra ngữ pháp

LanguageTool là một trình kiểm tra ngữ pháp mã nguồn mở và tất cả các tính năng của tiện ích này đều có sẵn để tải xuống.

Tính năng chính:

• Kiểm tra, phát hiện lỗi chính tả, chỉnh sửa lỗi ngữ pháp dựa trên ngữ cảnh sử dụng. Đề xuất từ dùng đúng và cách diễn đạt ngắn gọn.
• Tính năng tạo từ điển cá nhân giúp người dùng lưu trữ những thuật ngữ hoặc từ viết tắt, tránh việc trình kiểm tra cho đó là lỗi chính tả.
• Mỗi loại lỗi được biểu thị bằng một mã màu riêng biệt: Màu đỏ (Lỗi chính tả), màu vàng (Lỗi ngữ pháp), màu xanh lam (Lỗi định dạng).

Ưu điểm:

• Dễ dàng cài đặt và sử dụng.
• Văn bản đề xuất giúp người dùng nhanh chóng chỉnh sửa lỗi sai trong bài.
• Hỗ trợ cho hơn 25 ngôn ngữ khác nhau trên thế giới. Tương thích với các ứng dụng khác như Gmail, Twitter,…

Nhược điểm: Phiên bản miễn phí giới hạn số lượng ký tự kiểm tra ở mức 20.000 ký tự/ lần kiểm tra. Không có công cụ kiểm tra đạo văn.

Giá thành: Bên cạnh phiên bản miễn phí bị giới hạn số lượng ký tự, phiên bản LanguageTool premium giúp phát hiện những lỗi chính tả phức tạp hơn đồng thời nâng mức giới hạn lên tới 40.000 ký tự cho một lần kiểm tra. Dưới đây là mức phí của LanguageTool premium:

• Đăng ký hàng tháng: 4,92 USD/tháng (khoảng 115.000VND)
• Đăng ký theo năm: 59 USD/năm (khoảng 1.400.000VND)

Link tải ứng dụng trên: Android

DocuSign eSignature: Phần mềm chữ ký điện tử

DocuSign eSignature hoạt động rất đơn giản, không đòi hỏi người dùng phải thành thạo các kỹ năng tin học. Tất cả những gì bạn cần làm là scan tài liệu, tạo chữ ký, chèn chữ ký vào tài liệu, chọn người nhận và nhấn nút “Gửi”.

Tính năng chính: Tạo và chèn chữ ký điện tử vào các loại văn bản, hợp đồng có giá trị về mặt pháp lý. Scan, upload tài liệu lên chương trình. Hỗ trợ chỉnh sửa tài liệu PDF trước khi gửi đi.

Ưu điểm:

• Giao diện trực quan, dễ điều hướng.
• Người dùng dễ dàng scan, dán chữ ký vào các loại tài liệu chỉ bằng thao tác kéo thả.
• Bảo mật hơn văn bản bằng giấy. Các tài liệu được ký trên DocuSign được mã hóa và chỉ người được cấp quyền mới có thể mở được.
• Rút ngắn thời gian ký và chia sẻ các loại tài liệu. Đáp ứng nhu cầu của mọi doanh nghiệp và mô hình kinh doanh.

Nhược điểm: Không có tính năng xóa nhiều tài liệu cùng một lúc, người dùng phải chọn và xóa từng tài liệu một trên hệ thống. Người dùng không thể thực hiện chỉnh sửa nội dung khi văn bản đã được gửi đi.

Giá thành: DocuSign eSignature hiện cung cấp 3 gói dịch vụ:

• Gói cá nhân: 10 USD/người/tháng (khoảng 240.000VND)
• Gói tiêu chuẩn: 25 USD/người/tháng (khoảng 600.000VND tối đa 5 người dùng)
• Gói doanh nghiệp: 40 USD/người/tháng (khoảng 930.000VND tối đa 5 người dùng)

Link tải ứng dụng trên: Android, iOS

Translate Plus: Tiện ích dịch thuật

Translate Plus là một tiện ích dịch thuật được tích hợp ngay bên trong Google Docs, do đó bạn không cần phải qua lại giữa các tab trên trình duyệt. Translate Plus hiện đang hỗ trợ dịch lên tới hơn 100 ngôn ngữ.

Tất cả những gì bạn cần làm là bôi đen phần văn bản cần dịch và khởi chạy tiện ích. Translate Plus sẽ tự động phát hiện ngôn ngữ sử dụng trong văn bản và dịch sang ngôn ngữ bạn lựa chọn.

Tính năng chính: Hỗ trợ dịch thuật đa ngôn ngữ ngay trên tài liệu Google Docs.

Ưu điểm:

• Giao diện đơn giản, dễ sử dụng. Dịch thuật nhanh chóng, dễ dàng.
• Hỗ trợ dịch qua lại lên tới hơn 100 ngôn ngữ trên thế giới.
• Không giới hạn độ dài văn bản dịch. Ghi nhớ ngôn ngữ của bạn cho lần sử dụng tiếp theo.

Nhược điểm: Đôi khi khả năng dịch vẫn còn thiếu chính xác đối với một vài ngôn ngữ.

Giá thành: Miễn phí.

Link tải ứng dụng trên: Android, iOS

MathType: Trình soạn thảo công thức toán học

MathType là một tiện ích bổ sung của Google Docs được tạo ra bởi Design Science. Ứng dụng hỗ trợ người dùng soạn thảo cũng như chỉnh sửa phương trình hóa học hay công thức toán học có trong tài liệu từ trình duyệt web một cách đơn giản và nhanh chóng. MathType là công cụ không thể thiếu trong lĩnh vực giảng dạy, nghiên cứu khoa học,…

Tính năng chính: Nhập, viết tay (đối với màn hình cảm ứng) hay dùng chuột để viết các công thức hóa học và phương trình toán học trong tài liệu Google Docs trực tuyến.

Quản lý và lưu trữ các công thức một cách chuyên nghiệp. Tính năng sao chép và dán các phương trình toán học rồi lưu dưới dạng hình ảnh.

Ưu điểm: Cung cấp mọi ký tự, biểu thức toán học giúp người dùng dễ dàng soạn thảo tài liệu kỹ thuật, chuyên ngành.

Hỗ trợ vẽ ký tự bằng tay trên màn hình máy tính. Cụ thể, khi bạn dùng chuột vẽ ký hiệu toán học lên màn hình, MathType sẽ tự nhận diện hình vẽ thành ký tự, và chèn vào trình soạn thảo cho bạn. Tương thích với mọi trình soạn thảo: Microsoft Word, Excel, PowerPoint,…

Nhược điểm: Giá thành khá cao so với một trình soạn thảo.

Giá thành: Sau 30 ngày dùng thử miễn phí khi cài đặt lần đầu, người dùng phải đăng ký 1 trong 2 gói dịch vụ sau để có thể tiếp tục sử dụng MathType:

• Gói cá nhân: 46,8 USD/người/năm (khoảng 1.100.000VND)
• Gói dành cho các tổ chức giáo dục: 0,6 USD/người/năm (khoảng 15.000VND yêu cầu đăng ký tối thiểu 40 người dùng).

Link tải MathType: TẠI ĐÂY

Flaticon: Kho nhãn dán, biểu tượng không giới hạn

Flaticon là cơ sở dữ liệu về các nhãn dán, biểu tượng cảm xúc lớn nhất hiện nay. Với tiện ích bổ sung này bạn sẽ có quyền truy cập miễn phí vào kho biểu tượng khổng lồ và chèn vào mọi tài liệu trên Google Docs, Google Slides,…

Tính năng chính: Cung cấp bộ sưu tập biểu tượng, nhãn dán khổng lồ phục vụ cho nhiều mục đích sử dụng khác nhau. Cho phép người dùng chỉnh sửa, thực hiện các thay đổi đối với giao diện của các biểu tượng có sẵn.

Ưu điểm:

• Giao diện thân thiện, dễ sử dụng.
• Bộ sưu tập với hơn 2,5 triệu biểu tượng dạng vector thú vị, đầy màu sắc.
• Cho phép người dùng chỉnh sửa và tải xuống các biểu tượng ở nhiều định dạng tệp phổ biến như: PNG, SVG, EPS và PSD hoặc lưu vào bộ sưu tập cá nhân để sử dụng sau này.

Nhược điểm: Phiên bản miễn phí hiển thị nhiều quảng cáo gây cảm giác hơi khó chịu.

Giá thành:

– Phiên bản miễn phí: Có quảng cáo, người dùng bị giới hạn tải xuống 100 biểu tượng một ngày và được tạo tối đa 3 bộ sưu tập với 50 biểu tượng cho mỗi bộ.

– Phiên bản Premium (11,7 USD/tháng khoảng 275.00VND): Giới hạn tải xuống là 2000 biểu tượng/ngày, tạo bộ sưu tập không giới hạn với tối đa 256 biểu tượng cho mỗi bộ, tự do chỉnh sửa theo sở thích, không bị làm phiền bởi quảng cáo.

Link tải Flaticon: TẠI ĐÂY

Doc Builder: Công cụ tự động hóa các tác vụ

Tính năng chính: Doc Builder cho phép bạn chèn snippet vào tài liệu từ sidebar bằng một click chuột.

Ví dụ, nếu định sử dụng cùng các khối text ở một vài văn bản khác nhau như tư liệu tiếp thị công ty…, bạn có thể thêm chúng vào Doc Builder để sử dụng bất cứ lúc nào, không chỉ phục vụ cho công việc xử lý text mà còn cả ảnh và định dạng.

Ưu điểm:Tự động hóa hay ít nhất là bán tự động hóa các tác vụ thường xuyên sử dụng. 

Giá thành: Miễn phí

Link tải DocBuilder: TẠI ĐÂY

Page Layout Tool: Tùy chỉnh kích thước trang khi in

Bạn thường xuyên phải in tài liệu trong Google Docs hay phải in chúng trên cùng một khổ giấy?

Tính năng chính: Đặt kích thước trang chính xác như ý muốn.

Ưu điểm: Sau khi thử nghiệm, bạn có thể dùng add-on này để thiết lập kích thước và lề trang nhanh.

Giá thành: Miễn phí.

Text Cleaner: Hỗ trợ biên soạn và dọn dẹp tài liệu

Tính năng chính: Text Cleaner là tính năng có thể dọn dẹp tài liệu trước khi bạn chia sẻ nó với những người khác, bạn có thể chọn các định dạng (như in đậm, in nghiêng, liên kết, nhiều khoảng trắng, v.v…), công cụ sẽ xóa hoặc giữ nguyên trước khi bạn kích hoạt nó.

Ưu điểm:

• Bạn có thể sử dụng nó để loại bỏ các định dạng không mong muốn trong tài liệu của mình.
• Tính năng này rất dễ cài đặt và sử dụng.

Giá thành: Miễn phí.

Link tải Text Cleaner: TẠI ĐÂY

EasyBib: Tạo mục lục tham khảo

Tính năng chính: Đối với một số kiểu tài liệu như dự án, mục lục tham khảo là một phần không thể thiếu. Tuy nhiên, công việc tra cứu nó đôi khi không hề dễ dàng. EasyBib sẽ giúp bạn đơn giản hóa nhiệm vụ này.

Ưu điểm: Sau khi thêm vào và mở sidebar của nó, bạn có thể nhanh chóng tra cứu thông tin cần thiết để chèn trích dẫn hoặc tham chiếu khác. Ngoài ra, nó cũng cho phép bạn chọn kiểu trích dẫn liên quan để mọi thứ trông gọn gàng và nhất quán.

Giá thành: Miễn phí.

Link tải EasyBib: TẠI ĐÂY

DocSecrets: Không gian soạn thảo bí mật

Đây là một trong số add-on được nhiều người ưa thích khi sử dụng Google Docs bởi nó mang tới giải pháp hiệu quả khi xử lý vấn đề tiềm ẩn.

Tính năng chính: Chia sẻ truy cập tài liệu nhanh chóng và dễ dàng với người khác.

Ưu điểm: Tính năng này cho phép bạn dùng mật khẩu bảo vệ các phần tài liệu mong muốn. Những ai muốn truy cập phần bị ẩn phải cài add-on này và nhận mật khẩu từ bạn.

Giá thành: Miễn phí.

Link tải DocSecrets​: TẠI ĐÂY

Yob Graph Editor: Biểu thị đồ thị

Tính năng chính: Giúp tài liệu hiển thị dữ liệu hấp dẫn trong Google Docs, nên bạn đừng ngại cài add-on Yob Graph Editor.

Ưu điểm: Trong sidebar, bạn có thể dùng các hàm số và dữ liệu cần thiết để tạo đồ thị muốn chèn vào tài liệu. 

Giá thành: Miễn phí.

Link tải Yob Graph Editor​: TẠI ĐÂY

Flat Music Notation: Dành riêng cho người soạn nhạc

Ưu điểm: Đây là tính năng được thêm vào dành riêng cho người yêu nhạc, đặc biệt phù hợp với giáo viên và sinh viên nhạc viện. Sử dụng nó, bạn không những có thể thêm bảng phổ nhạc mà còn nghe cả âm thanh phát ra nữa.

Giá thành: Miễn phí.

Link tải Flat Music Notation​: TẠI ĐÂY

Supermetrics: Truyền dữ liệu từ Google Analytics

Dù đang làm việc trong lĩnh vực nào, những số liệu quảng bá, tiếp thị có thể hữu ích cho công việc của bạn. Nếu muốn đưa một số dữ liệu từ tài khoản Google Analytics sang Google Docs, tiện ích này sẽ giúp bạn.

Tính năng chính: Supermetrics sẽ lấy thông tin từ Google Analytics và hỗ trợ bạn tạo nhanh báo cáo tiếp thị ngay trong Docs. Đây là cách tiếp cận thông tin cần thiết nhanh chóng mà không cần phải chuyển tới từng mục trong Analytics.

Giá thành: Miễn phí.

Link tải Supermetrics​: TẠI ĐÂY

Nhóm công cụ hỗ trợ cộng tác:

Những tính năng này sẽ giúp bạn hợp tác với đồng nghiệp, đối tác… để cùng nhau hoàn thành dự án.

UberConference Sidebar (Hợp tác nhóm)

• Tính năng chính: Giúp bạn xử lý văn bản, thiết lập cuộc gọi.
• Ưu điểm: Bạn có thể dùng thêm tính năng này để thiết lập một cuộc họp hội nghị ngay trong Google Docs. Tất cả các bên liên quan có thể tham gia vào cuộc gọi, đưa ra những hiểu biết của họ về tài liệu trực tiếp tại thời gian thực.

Collovate

• Collovate cho phép những ai đang theo dõi tài liệu của bạn có quyền bình luận và tiến hành thay đổi cần thiết. 
• Link tải Collovate: TẠI ĐÂY

MindMeister

• Nếu đang cố gắng thuyết phục cấp trên phê duyệt dự án, một sơ đồ tư duy chi tiết là cách thể hiện ý tưởng tuyệt vời.
• Link tải MindMeister: TẠI ĐÂY

Giá thành nhóm công cụ này: Miễn phí.

Hi vọng với các tính năng trên sẽ giúp bạn có thể làm việc với Google Docs hiệu quả hơn. Chúc bạn thực hiện thành công.